Paso 1: Preparar los datos en Excel para la
combinación de correspondencia
El paso más importante del
proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos.
Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de
destinatarios.
Aquí encontrará algunas
sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia.
Asegúrese de lo siguiente:
·
Los nombres de
columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea
insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a
los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y
apellidos.
·
Todos los datos
que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.
·
Las entradas de
datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en
la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
·
La hoja de cálculo
de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su
equipo local.
·
Los cambios o
adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su
documento de combinación de correspondencia en Word.
Paso 2: Iniciar la combinación de
correspondencia
1.
En Word,
elija Archivo > Nuevo > Documento
en blanco.
2.
En la
pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación
de correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y
el tipo de combinación que quiere ejecutar.
1.
Elija Seleccionar
destinatarios > Usar una lista existente.
1.
Busque su hoja de
cálculo de Excel y luego elija Abrir.
2.
Si Word se lo
solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel
queda conectada al documento de combinación de correspondencia que esté creando
en Word.
Editar la lista de distribución de correo
Puede limitar quién recibe el
correo.
1.
Elija Editar
lista de destinatarios
1.
En el cuadro de
diálogo destinatarios de combinación de correspondencia, desactive
la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus
correos.
Paso 3: Insertar
un campo de combinación
Puede insertar uno o más
campos de combinación de correspondencia para que obtengan la información de su
hoja de cálculo y la inserten en el documento
Para insertar un bloque de
direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de correo electrónico o una
carta
1.
En la
pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar
campos, elija Bloque de direcciones.
1.
En el cuadro de
diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el
nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
1.
Elija Aceptar.
2.
Elija Archivo > Guardar.
Para insertar una línea de
saludo en un mensaje de correo electrónico o una carta
1.
En la
pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar
campos, elija Línea de saludo.
1.
En el cuadro de
diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:
o En el formato de la Línea de saludo,
cambie el saludo si es necesario seleccionando el saludo (Estimado es
el predeterminado), el formato del nombre del destinatario y la puntuación
final (el valor predeterminado es una coma).
y
o En Línea de saludo para nombres de
destinatarios no válidos, elija una opción en la lista de saludos.
2.
Elija Aceptar.
3.
Elija Archivo > Guardar.
Para insertar datos de una
hoja de cálculo en un mensaje de correo electrónico o una carta
1.
En la
pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar
campos, elija Insertar campo de combinación.
2.
En el cuadro de
diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija
un nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
3.
Repita el paso 2
según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
4.
Elija Archivo > Guardar.
Para obtener más información
acerca de agregar campos de la hoja de cálculo en el documento de combinación,
consulte Insertar
campos de combinación de correspondencia. Además, si está
interesado en obtener más información acerca de las opciones para configurar el
mensaje de correo electrónico, consulte Combinación
de correos electrónicos en Word.
Paso 4: Obtener una vista previa y finalizar
la combinación de correspondencia
Después de insertar los campos
de combinación de correspondencia que desee, obtenga una vista previa de los
resultados para confirmar que el contenido sea correcto y ya estará listo para
completar el proceso de combinación de correspondencia.
1.
En la
pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de
los resultados.
1.
Elija los botones
de registro Siguiente o Anterior para desplazarse a través de
los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el
documento.
2.
En el grupo Finalizar,
elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar
mensajes de correo electrónico.
Paso 5: Guardar la combinación de
correspondencia
Al guardar el documento de
combinación de correspondencia, se mantendrá conectado al origen de datos.
Puede volver a usar el documento de combinación de correspondencia para su
próxima correspondencia en masa.
·
Abra el documento
de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le
pregunte si desea mantener la conexión.
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